自社にピッタリなのはどれ？出勤管理システムを導入して毎月の手間を削減！

皆さん勤め先の出勤管理ってどうしていますか？
タイムカードやエクセルを使用している会社さんも、多いのではないでしょうか？

タイムカードで出勤管理を行っている場合、毎月人事や総務経理が手作業で入力をしなければなりません。
また、集計したタイムカードをエクセルやスプレッドシートで管理していると、入力ミスや計算ミスが起こってしまう可能性もあります。そういったミスがないか確認をする作業にも、時間がかかってしまいます。

そんな時に便利なのが、クラウド上などで出勤管理や給与ソフトへの反映までしてくれる出勤管理ツールです。
しかし、ツールが多すぎて迷っちゃう…なんて方も多いのではないでしょうか。

今回は、出勤管理ツールを使用するメリットと、自社に合った出勤管理ツールの選び方、カテゴリ別に出勤管理ツールの紹介、導入方法などをご紹介します。

出勤管理システムを導入することで管理作業がスムーズになり、様々なメリットがあります。

目次
1.出勤管理システムを導入するメリット
　1‐1．タイムカード管理のデメリット3つ
　1‐2．出勤管理システムを導入するメリット6つ
2.出勤管理ツールを紹介します
　2‐1．自社に合う導入形態は？
　2‐2．カテゴリ別にツールをご紹介
3.出勤管理システムの導入方法と注意するポイント
　3-1.　導入の流れ
　3-2.　導入の際に注意するポイント
4.まとめ

1.出勤管理システムを導入するメリット

出勤管理システムの導入を考えたときに気になるのが、「結局、導入することでどんなメリットがあるの？」というところだと思います。
また、現在タイムカードで管理をしている場合、そのシステムのどんなところに問題があるのか、というところも気になります。

そこでここでは、タイムカード管理のデメリットと、出勤管理システムを導入するメリットをそれぞれご紹介します。

もし上司やほかの社員が「既存のシステムでいいんじゃないの？」と思っている場合も、メリットを伝えれば納得してくれるかもしれません。

1‐1．タイムカード管理のデメリット3つ

従来の出勤管理の方法は、①タイムカードで打刻をして②月末に回収し③エクセルに手作業で記入、という手順が一般的でした。

ここでは、そんなタイムカード管理に生じるデメリットを3つご紹介します。

⑴管理作業に手間と時間がかかる
人事や総務経理が手作業で出勤データの集計や給与計算を行うため、全て終わるまでに相当な時間がかかります。タイムカードを見ながら社員全員分の出勤データをエクセルに打ち込む作業は、手間も時間も多くかかります。また、タイムカードの回収や配布、発注などもしなくてはいけません。出勤管理という業務だけで意外とやることがたくさんあるのです。

⑵記入ミスや計算ミスが起こりやすい
人の手作業は必ずと言っていいほどミスが起こります。どんなにチェックをしても、給与に関することなのでダブルチェックは必須でしょう。また、それだけではなくエクセルの計算式が一つでもズレて狂ってしまうと、全ての計算が狂ってしまうので修正に膨大な手間と時間がかかります。

⑶不正打刻が行われやすい
タイムカードは、本人でなくても誰でも代わりに打刻することができます。打刻機器の隣に全員分のカードを保管している会社がほとんどだと思います。遅刻している社員のタイムカードを、社内にいる同僚が代わりに打刻することも容易にでき、簡単に不正ができます。

1‐2．出勤管理システムを導入するメリット6つ

タイムカード管理のデメリットがわかったところで、ここでは出勤管理システムを導入するメリットを6つ紹介します。
出勤管理システムは、タイムカード管理の懸念点を改善してくれます。

⑴集計作業の手間と、時間の大幅な短縮
出勤管理システムは、自動で社員の勤務時間帯を集計してくれます。そのため、タイムカードを見ながら手作業で入力、計算をする手間がなくなり、給与計算にかかっていた作業時間を大幅にカットすることができます。毎月の業務なので、この作業がなくなるだけで年間にすると大幅な削減になるでしょう。

⑵コストの削減
出勤管理システムの導入で削減できるコストは、主に人件費です。例えば、出勤データの管理と給与の計算を3人の社員が2日間（16時間）かけて行った場合、社員一人の時給が1,200円だとして月に57,600円の人件費がかかります。また、打刻ミスや記入ミスがないように、ダブルチェックを行う場合の人件費はもっとかかってきます。
出勤管理システムの中には、出勤データを自動で集計してくれるだけでなく給与計算まで一貫して行ってくれるツールも多くあります。出勤データをまとめてCSVファイルにしてくれるので、1人で集計作業を行っても1～2時間で終わらせることができ、社員一人の時給が1,200円だとしても月に2,400円の人件費で済ませることができます。

⑶リアルタイムで社員1人1人の業務量や人件費を把握できる
出勤管理は締め日以降にまとめて行います。そのため、一人の社員がどのくらいの時間を業務に当てているのか、また、店舗経営などの場合は忙しい店舗に人が少なくないか、暇な店舗に人が多くないかなど、集計時にしかわかりません。
しかし、出勤管理システムを活用することで、リアルタイムで社員の出勤情報がわかるので、無駄な人件費の削減ができたり、一人の社員に業務量が偏るということを事前に防ぐことができます。

⑷雇用形態によって時給などの細かい計算ができる
同じ会社でも、社員によって雇用形態や働き方は様々あります。例えば、正社員とは別にインターンや契約社員がいる会社の場合、それぞれの賃金は変わってきます。また、インターンの中でも試用期間で時給が違う場合、何月何日からは〇〇円という細かい設定もでき、管理が楽です。

⑸不正打刻を防止できる
タイムカードで出勤管理をしていると、遅刻した社員の代わりに同僚が打刻、という不正も簡単にできます。そうした不正が行われて、会社は無駄な人件費を払っているのです。
出勤管理システムの打刻方法は様々ありますが、個人所有のICカードや指紋認証、顔認証などもあり、そういった打刻方法の場合、本人以外の打刻は不可能です。

⑹出先から打刻することができる
外出が多い営業部が会社にある場合、出先から会社に在籍している社員に電話で報告するという会社が多いかと思います。しかし、そのひと手間の面倒さと不正確さは否めません。出勤管理ツールの中には、スマホなどのマルチデバイスのGPSを利用して打刻ができるものもあるので、それを利用すればそういったひと手間が解消されます。

いかがでしたでしょうか？
出勤管理システムを導入するメリットを大きくまとめると

★作業時間とコストが削減できる
★管理する側も利用する側も楽になる
★不正が防げる

ということが挙げられます。
出勤管理システムは、面倒な作業を自動でやってくれる、というのが最大の特徴です。

2.出勤管理ツールを紹介します

1章では出勤管理システムを導入するメリットがわかりましたね。
それでは、出勤管理ツール選びの基準と、カテゴリ別に出勤管理ツールをご紹介いたします。

2‐1．自社に合う導入形態は？

出勤管理ツールでは、基本的に以下のことができます。

・Web上から打刻
・打刻状況をリアルタイムで確認
・休暇申請
・給与システムとの連携
・各種データ出力
・各個人やグループごとの詳細設定
・法改正に伴いアップデート
・シフト作成

タイムカードとエクセル管理だと手作業で行っていた上記のことが、システム上では自動でやってくれます。
ツールによってはできないものや、上記以外にプラスでできる機能などもありますが、基本的には上記のことがシステム上で出来るようになると考えていいでしょう。

そして、出勤管理ツールを選ぶ基準って一体どんなものがあるのでしょうか。
出勤管理システムには大きく分けて、オンプレミス型とクラウド型の2種類があります。

＊クラウド型：社外のシステムをネットを通じて利用する形態。費用が安く導入が簡単で、ネット環境さえあれば社外でも利用できる。ツールによって細かい設定もできる。しかしセキュリティ面では、サイバー攻撃などに注意する必要がある。社員数が1000人以下の会社向け。

＊オンプレミス型：自社で用意したサーバへソフトウェアをインストールして利用する形態。初期費用は掛かるがセキュリティ面での安心感もあり、自社オリジナルの管理システムを作ることができる。社員数が1000人以上の会社向け。

まずはこの2つのどちらにするかを決めてから、ツール選びに入りましょう。

また、自社に合う出勤管理システムを選ぶ際は、下記のことを基準に選ぶことをお勧めします。

・使いやすいか
結局システムが使いづらいと、導入しても社員からの不満が募ってしまいます。
全ての社員が使うシステムだということを念頭に置き、使いやすさにはこだわりましょう。しかし、実際に使ってみないとわからない部分も多いと思うので、無料のトライアル期間が設けられているツールがおすすめです。長くて2ヶ月もの間お試しできるところもあるので、本格的に導入する前に使いやすいかどうか、じっくりお試ししましょう。

・打刻方法が自社の勤務形態と合っているか
ツールによって打刻の種類は様々あります。
社員全員が定時かつ内勤の場合は、社内に打刻機器を設置するだけでも問題ありませんが、営業部がある場合は、外出先からも打刻できるようなツールだと便利です。打刻機器の種類は、多い所で10種類程あるツールもありますが、代表的なICカードリーダーやWeb上からの打刻機能があれば、一般的な企業なら問題ありません。

・コストと見合っているか
新しいシステムを導入する際に、コストに関する問題は避けては通れません。
現在は、無料で利用できるクラウド型のツールもあります。社員数が少ないスタートアップの企業や、雇用形態が全員同じで各個人の時給設定などが必要ない企業は、無料の出勤管理ツールでも十分賄うことができます。

2‐2．カテゴリ別にツールをご紹介

自社にはどんなシステムが向いているのか、選ぶ時の基準は理解できたかと思います。そこで、この章では数ある出勤システムの中から４つの軸にて実際のシステムを紹介していきます。

2-1で紹介した打刻機器の種類やコストも合わせて紹介するので、そちらも参考に、まずはどんなシステムがあるのか参考にしてみて下さい。

１）人気が高いもの（クラウド型）

IT製品比較サイト「ITトレンド（http://it-trend.jp/）」を参考に、2017年上半期の資料請求が多かった順に5つ、ご紹介します。

◆1位 ジョブカンhttps://jobcan.ne.jp

ジョブカンは社員のグループ管理や個人の曜日ごとの基本シフト、ポジション設定など細かい設定ができます。打刻方法も様々な方法から選べ、LINEやSlackと連携してアプリから打刻できたり、各種の選択肢が多いのが特徴です。そのため、自社に合ったシステムにすることができます。また、時差や英語に対応しており、社内公用語が英語だったり海外に支社がある企業におすすめです。

～導入した企業の声～
従業員それぞれのデータが一目で分かるようになり給料計算の手間がだいぶ省けました。打刻もれなどの修正も簡単にできるので、時間管理も一目で把握できます。（株式会社ふかふかぱん 様）

◆2位 タッチオンタイムhttps://www.kintaisystem.com/

タッチオンタイムは打刻機器をパソコンに繋がなくても使えるので、設置場所・環境を選びません。医療機関など、24時間いつでも出退勤があり、常にデバイスを起動するのが難しい職場などにおすすめです。タッチオンタイムは、初期設定の段階からアフターサポートまでサポートが充実しており、サポート費用は月額料金に含まれています。また、全国に販売代理店があるので、あらゆる疑問に柔軟に対応してくれます。

～導入した企業の声～
タッチオンタイムレコーダーは、出退勤時にレコーダーに指を置くだけで打刻ができるため、従業員に負荷をかけず導入することができました。
また、これまでは打刻漏れの修正入力や、勤務時間の集計をしなくてはいけませんでしたが、タッチオンタイムなら、いつでも自動で集計されているため、今後、人数が増えたとしても安心して運用することができそうです。（横山水産株式会社）

◆3位 KING OF TIME（キングオブタイム）http://www.kingtime.jp

社員一人一人に合ったスタイルで出勤管理ができます。打刻機器も、指静脈リーダーや3種類あるICカードリーダー、カメレオンコード認証など、自社の職場環境に合わせて9種類の様々なタイプから選ぶことができます。また、打刻方法の組み合わせも可能です。また、エクセル・CSV・PDF形式で出力ができ、給与システムのレイアウトに合わせたCSVデータ出力が可能です。

～導入した企業の声～
従来は勤怠管理にエクセルを使用していたため集計までに時間がかかってしまい、負担がかなり大きかったのですが、キングオブタイム導入後は集計作業に加え申請や承認、休暇の管理等もスムーズに行えるようになり、業務効率化を図ることができました。サポートの方も丁寧に対応してくださるので、満足しております。（株式会社グノシー）

◆4位 jinjer（ジンジャー）https://hcm-jinjer.com/

ジンジャーは、初期設定や従業員の追加、打刻修正などの、従来パソコンでしかできなかった管理側が行う設定が、タブレットやスマートフォンなどのデバイスから出来ます。打刻方法も、スマートフォンアプリやタブレットからでき、チャットワークやSlackなどと連携して打刻もできます。
さらに、業界初であるAIが出勤管理データを分析し、退職などを未然に防ぐアラートを出してくれる機能も搭載。ジンジャーは、人材会社である株式会社ネオキャリアが提供しているサービスだけあり、出勤管理とは別に労務管理などのサービスもあります。

～導入した企業の声～
jinjer勤怠ではアプリをダウンロードすればスマートフォンから出退勤の打刻ができる、という点が非常に大きかったです。スマホさえあればGPS機能で位置情報とあわせた出勤・退勤の時間を簡単に報告できるので、直行直帰が多い従業員がどこでいつ業務を行っているのかが正確に把握できるようになりました。またシステム導入に際してICカードや打刻のための機器などを新たに購入しなくていいという点も、運用開始までがスムーズに進んでよかったです。（C Channel株式会社）

◆5位 followスマートタッチhttps://www.nttcom.co.jp/follow_s/follow-smart-touch/

出勤管理だけではなく、出張の申請/命令/承諾/精算も管理できるのが大きな特徴です。「駅すぱあと」との連携で、最適経路と交通費を自動計算でき、申請ミスや計算ミスを防止することもできます。旅費の管理ができる出勤管理ツールは珍しいので、出張が多い会社さんにおすすめです。業界最安クラスの月額200円/1人というのも嬉しいポイントです。

２）シンプルで少人数向けのもの（クラウド型）

ここでは、比較的シンプルで、スタートアップや小規模の会社向けの出勤管理ツールを紹介します。

◆clouzahttps://clouza.jp/

シンプルで分かりやすい操作方法です。出勤管理システムを初めて導入する方や、今まで使ってきた出勤管理システムが多機能で複雑すぎると感じている方でも、安心して利用できます。
シンプルなつくりでもセキュリティには自信があり、電子計算機処理に係わる個人情報の適切な保護のための体制を整備している事業者に対して、一般財団法人日本情報経済社会推進協会より付与される「プライバシーマーク」を取得しています。

◆レコルhttps://www.recoru.in/

使い方のマニュアルが不要なほど、シンプルで誰でも使いこなせることが売りです。従業員への教育コストも削減できます。打刻方法も豊富にあり、給与ソフトとの連携も可能です。また、カレンダーや締め日などを社員ごとに設定が可能。部署によって退勤時間が違う会社にも、対応ができます。

〜導入した企業の声〜
営業マンとしては、外出先からの打刻ができるのは大きなメリットです。また、一部の社員で打刻忘れのケースも見受けられましたがタブレット端末とICカードによる打刻の運用に切り替えたところ、その問題もあっさり改善されました。管理部の所属でもない私が担当して、導入までにこぎ着けたのは圧倒的な低コストと使い勝手の良さです。年間50万円以上の経費削減を実現し、短期間で運用開始することができました。（株式会社サン・アドセンサー）

３)無料で利用できるツール（クラウド型）

出勤管理ツールの中には、無料で使用できるものもいくつかあります。そんな無料で使えるツールをご紹介します。

◆MosP（モスプ）https://mosp.jp/

基本的な機能はもちろん、権限の設定やメッセージ管理など全部で約60項目もの便利な機能が搭載された高品質な出勤管理システムを、無料でダウンロードできます。ダウンロードしてそのまま使えば無料、システムのカスタマイズは有料で行えます。また、100人までは無料です。打刻方法はICカードリーダーで、1台購入に95,000円かかります。

◆GRIDYグループウェアhttps://knowledgesuite.jp/free/index.html

GRIDYグループウェアは、 多くの機能を搭載しているだけでなく、他社製品では実現できない機能、または有償オプションになっている機能である「グループ」「ファイル共有」「総合設定」を搭載しています。PC版のみであれば容量・人数無制限で無料です。ただし、スマホ・タブレットでは閲覧できません。スマホ版も利用するためには、有料版にする必要があります。

◆オツトメhttp://www.otsutome.net/

ネット上で無料で利用できる出勤管理サービスです。ガラケーで利用できるので、社員の年齢層が高い会社さんなどにおすすめです。ネットでアカウント登録をして、その日から使うことが出来ます。勤怠データをCSVファイルにして出力することで、外部の給与システムなどと連携が可能です。必要最低限の機能でいいという会社におすすめです。

◆コ―バスhttp://www.pocket-soft.co.jp/article_corpus.html#remote/control

無料のソフトですが利用人数制限がないので、従業員が増えても持続して利用できます。タイムカード機能の他に、有給管理機能、給与計算機能、コスト管理機能、ワークフロー機能が最初から備わっています。このソフトだけで、勤怠の打刻から給与明細の作成まで全て行えます。

４）オンプレミス型ツール

オンプレミス型で出勤管理システムがある代表的なところをご紹介します。

◆Tomas http://tomas.macsystem-product.net/tomasserver/

オンプレミス型ということで、クラウドタイプに比べて初期費用はかかりますが、月額費や維持費は格段に下がり、年間保守費用のみとなります。長期ご利用の場合や、大企業、ネットワークが各拠点で完備されていたり、情報システム部がある会社に向いています。ネットワーク内のみでの運用が可能なため、企業コンプライアンスの厳格な企業に向いています。

初期費用に関しては電話かメールでも見積もりが可能なので、まずは問い合わせて相談してみましょう。

自社に合う出勤管理ツールは見つけられたでしょうか？
社員の人数や勤務形態によって合うツールがありますので、自社にぴったりなものを選んでみてください。

3.出勤管理システムの導入方法と注意するポイント

上記の様々なツールの中から、自社に合いそうなものは見つかりましたでしょうか？
ここでは、実際に導入するとなった際の具体的な流れと、注意点をご紹介します。

3-1.　導入の流れ

◆クラウド型の場合◆

人気ランキング1位のジョブカンを例に、導入の一連の流れをご紹介します。
いざ導入を決めたら、以下のステップで進んでいきます。

①無料体験のアカウントを作成
②ウェブサイト上での登録後、アカウント発行
③システムの初期設定
④60日間の無料お試し期間
⑤有料プランの利用申込
⑥無料期間中のアカウントを引継ぎ、本運用に移行

基本的にジョブカン以外のクラウド型ツールの導入の流れも、アカウント作成→お試し期間→正式導入という流れがほとんどです。

ちなみに、ジョブカンはお試し期間に打刻機器の貸し出しも行っています。従業員にシステムに馴染んでもらうためにも、無料試用期間があるツールを選ぶのがおすすめです。

③のシステム初期設定の際に、無料の電話サポートがつくところとつかないところがあります。初めての導入で不安があるという方は、サポート付きのツールを選びましょう。

◆オンプレミス型の場合◆

上記で紹介したTomasを例に、一連の流れをご紹介します。

①説明・ヒアリング
②データ準備
③操作説明（①〜③まで約3ヶ月）
④テスト運用（0.5ヶ月〜2ヶ月）
⑤本番稼動

①の説明とヒアリングでは、カスタマイズの詳細（従業員数、組織情報、雇用形態、締め日、休日休暇など）スケジュール決めなどを行い、②のデータ準備で実際にシステムに落とし込んでいきます。③の操作説明では、人事総務部に操作説明とマニュアル配布、Q&Aを実施して、④のテスト運用ではまず人事総務担当で運用をします。テスト運用が終わった後、全従業員での利用がスタートとなります。

本番稼動後もしっかりと運用のサポートをしてくれるので安心です。

3-2.　導入の際に注意するポイント

新しいシステムをせっかく導入するのだから、失敗は避けたいですよね。
ここでは、出勤管理システムの導入前に知っておきたい注意点をご紹介します。

ー自社の規模にあったシステムを選ばないと、逆にコストがかかるー
社員数が少ない会社の場合、既存のシステムでも業務負担としてはそこまで大きくなかったのに、大掛かりなシステムを導入することで、かえってコストがかかってしまうというケースもあります。またその逆も然りで、規模が大きい会社が、気軽な気持ちで低コスト/低機能のものを導入してしまうと、効果やメリットが発揮できずに、無駄なコストだけかかってしまいます。

自社の勤務形態や社員数に合わせたツールを選び、費用対効果が低くなってしまうのを避けましょう。

ー曖昧さがなくなることで、不正手口が巧妙になるー
出勤管理システムを導入する前は曖昧になっていた出勤時間や退勤時間が、全てシステム化することによってルールが明確に可視化されます。
そのため上司から、システム上で退勤したことにして残業しろと指示をされたり、デスクで何時間もサボった後に退勤ボタンを押したりなど、工夫して不正が行われることもあります。出勤管理システムでデジタル上に記録があるから大丈夫、という信頼や安心で、不正の実態が見えにくくなると言うケースが考えられるのです。

こういった問題は以前からありますが、出勤管理システムを導入後も安心したりせずに、社内の労働環境の管理や社員の健康管理には引き続き気を使いましょう。

ー上司が導入に前向きではないー
出勤管理の導入にはコストがかかりますが、実際に利益を生むものではないので「既存のシステムからわざわざ変える必要はないんじゃないの？」と思われてしまうこともあります。

費用対効果が見えにくいので、導入を考えている段階で、出勤管理システムを導入するとどんなメリットがあるのか、今の出勤管理にかかっているコストがどう削減できるかなどを、しっかりと上司にプレゼンできるようにしておきましょう。

4.まとめ

出勤管理システムについて、お分かりいただけましたでしょうか？

初めてシステムを導入しても、既存のシステムから切り替えても、多くのメリットがあります。ただ、自社に合ったツールを選ばないと、かえって逆効果になってしまいますので要注意です。

現在は出勤管理ツールも数多く存在するので、自分の会社に合った出勤管理ツールを見つけて利用し、業務効率のアップや、コスト削減などを目指しましょう。