リモートワークって実際にどうやる?5社の考え方と導入方法紹介

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働き方改革が推奨されている現在、注目されている働き方のひとつが、会社の外でも仕事ができるようにするしくみであるリモートワークです。
リモートワークを取り入れることで、社員が快適に効率よく仕事ができる環境を作ることができるかもしれません。

とは言え、リモートワークがすべての企業に最適なわけではなく、取り入れることでメリットがある企業とそうでない企業があります。

そこでここでは、実際にリモートワークを行った会社の事例や逆に廃止した会社の事例、また導入する際の具体的な方法を紹介します。
自社がリモートワークを取り入れるべきかどうかの判断基準とし、社員に合った働き方を選択できるようになります。

1.是非が問われるリモートワーク
 1-1.リモートワークとは
 1-2.メリット・デメリットを把握しよう
2.推進派と非推奨派、5社の考え方
2-1.成功している3社の取り組み
2-2.あのメルカリも…リモートワークを推奨しない2社
3.リモートワークを実際に導入するには
3-1.リモートワークが向いているのはどういう企業?
3-2.導入のための4つのステップ
4.おすすめコミュニケーションツール5選
5.まとめ

1.是非が問われるリモートワーク

まずは、リモートワークの正しい意味とメリット・デメリットを紹介します。

1-1.リモートワークとは

リモートワークとは、会社のオフィスから離れて(リモート)働くことです。
一般的には自宅やコワーキングスペース、カフェなどで、インターネットやメール、電話などを活用して働きます。
在宅ワークやテレワークも、リモートワークの一部となっており、新しいワークスタイルのひとつであり、日本で増加しつつある働き方なのです。

1-2.メリット・デメリットを把握しよう

リモートワークは、メリット・デメリットの両面を持っています。導入を検討する前に把握しておきましょう。

・リモートワークのメリット

①業務生産性の向上
メリットのひとつが業務生産性の向上です。
リモートワークにすることで、通勤や同僚との会話、不必要な会議などが無くなります。
そのため、業務だけに集中しやすく、1日の業務生産性を向上させることができるのです。

②コストの削減
社員が会社で働かないとなれば、会社側では机や椅子、キャビネットにかかる費用や光熱費といったコストの削減が期待できます。
会社に出勤しないため、交通費も必要ありません。

③通勤時間の減少
利用する社員側としては、会社に出勤する必要がなく、通勤時間を減少させることができることも大きなメリットです。
通勤時間はストレス減少につながり、自分の時間の確保にもつながります。

④人材確保
リモートワークは、人材確保の面からもメリットがあります。
会社に勤務する必要がないため、採用する人材に地理的な限定は必要ありません。
そのため、どこに住んでいるのか関係なく採用することができます。
働きやすい環境を整備している会社として採用面のアピールとしても有効です。

・リモートワークのデメリット

① セキュリティ
オフィスなら、社内ネットワークのみでセキュリティ対策を万全にすることができますが、リモートワークではセキュリティ対策が難しくなります。
PCの持ち出しが必須になったり、社外のネットワークから情報漏えいに繋がるなどの危険性が生まれてしまうためです。
個人の作業環境ごとにセキュリティ対策をする必要があるデメリットです。

② コミュニケーション
会社に出勤しないため、同僚や部下、上司と直接顔を合わせる機会が減ることになり、コミュニケーション不足に陥りやすいデメリットがあります。
コミュニケーション不足は業務効率に悪影響を及ぼす可能性があります。テレビ電話やチェットなどを上手に活用して直接の対話の機会を設けたり、スピーディなやりとりを仕組み化するなどの対策が必要になります。4章で紹介するツールも参考にして下さい。

③ 勤怠管理
従業員の勤怠管理の面で、勤務時間や勤務時間中に業務しているかなどを把握するのが難しくなります
いかにして、従業員の勤怠管理を行うかは事前に社内でルール化し、それに見合った方法をとる必要があります。
勤怠管理に関しては、この記事を参考にしてみましょう。

リモートワークはメリット・デメリットがどちらも色濃く、企業として推進派と非推奨派に分かれるのは当然のことです。
メリット・デメリットの両面をしっかりと把握した上で、リモートワークを導入するべきなのかを検討してみてください。

2.推進派と非推奨派、5社の考え方

ここでは、具体的にリモートワークを導入した企業の事例から、リモートワークを導入するべきなのかについて紹介していきます。
実際に取り入れ、成功した企業と失敗した企業の例を見て行きましょう。

2-1.成功している3社の取り組み

まずは、リモートワークを導入している企業を紹介していきます。
どの企業もリモートワークで成功している企業として参考にすることができます。

「社員への信頼」の社風がカギー株式会社キャスターの事例
(参考:http://caster.co.jp/
オンラインアシストサービスなどを手掛ける株式会社キャスターは、約95%ものメンバーがリモートワークであり、国内様々な地域だけでなく、海外を居住地にしているメンバーもいます。
株式会社キャスターがリモートワークで成功している理由として、3つの軸足が挙げられます。

【キャスターが掲げる3つの軸足】
①すべての人を「尊重」し、その人のために「尽力」する
②現代社会とこれからの未来における「多様性」を重んじる
③関わってくださる全ての人を「信頼」する
(引用:http://caster.co.jp/

株式会社キャスターでは、これらの3つの軸足を掲げ社員の働き方を尊重し、さらに信頼しています。実際に、リモートワークだけでなく、フレックス勤務や副業をOKしていることからも、社員を信頼している会社と言えます。
軸足を実践し、社員への信頼を重要視する社風にリモートワークはマッチしています。

・試験導入と、評価制度の改定ー株式会社CINRAの事例
(参考:http://hrnabi.com/2017/10/20/15408/
Webサイト制作などを手掛けている株式会社CINRAも、リモートワークを導入している企業です。
2017年5月から1ヵ月フリー出社期間を設け、試験的にリモートワークを導入。試験期間に業務が効率的にまわるか、デメリットが生まれないかの効果を測定し、問題が少ないと判断されたその後、本格的に正式導入しています
リモートワークを導入した理由は、社員にオーナーシップ(主体性)を持ってもらいたいとの思いからとのことです。

株式会社CINRAは、フリー出社によるリモートワークを導入するにあたって、人事評価制度を改めています。
今までの人事評価制度では、勤務時間や場所を固定し、昇給や賞与も決まっていました。
リモートワークを導入してからは、今までの人事評価制度だけでなく、成果主義の評価制度も取り入れたのです。どちらの評価を適用するのか、社員が自由に選ぶことができます。
ただ、フリー出社を正式導入してからは、全員がフリー出社による人事評価制度を選んだとのことです。

人事評価制度を新しくし、成果主義を取り入れることで、リモートワークのデメリットである勤怠管理が難しいという側面を補っています。
リモートワークに合わせた人事評価制度は重要なポイントのひとつなのです。

・「リモートワーク手当て」を支給―シックス・アパート株式会社
(参考:https://www.sixapart.jp/saws/


Webサイト構築・管理などの技術開発などを行なっているシックス・アパート株式会社も、リモートワークを導入している企業のひとつです。
シックス・アパート株式会社は、働き方改革として、SAWS(Six Apart Working Styleの略)を行なっており、その取り組みの一部としてリモートワークを導入しています。
シックス・アパート株式会社のリモートワークが成功している理由のひとつが、リモートワーク(SAWS)手当の支給です。
リモートワーク手当を全員一律に支給することで、通信費やコワーキングスペースの利用料などに充てることができます。
これにより、経費の申請など面倒な作業がなくなり、社員のモチベーションの向上にも役立っているのです。

2-2.あのメルカリも…リモートワークを推奨しない2社

リモートワークを推奨しない企業や導入するも失敗した企業があるのも事実です。
そこで、リモートワークを推奨しない企業の理由や失敗した企業の具体的な例を紹介していきたいと思います。

・効率より「All for One」重視しあえて禁止―株式会社メルカリ
(参考:http://mercan.mercari.com/entry/2017/03/27/140000


株式会社メルカリがリモートワークを推奨しない理由のひとつが、コミュニケーションによるものです。
株式会社メルカリは3つのバリューを掲げています。

【株式会社メルカリ3つのバリュー】
①Go Bold-大胆にやろう
②All for One-全ては成功のために
③Be Professional-プロフェッショナルであれ
(引用:http://mercan.mercari.com/entry/about_mercan

この3つのバリューの中でもAll for Oneにより、リモートワークを推奨していないという考え方を主張しています。
単に効率を考えれば導入したほうが良いところを、チームのメンバー全員で成功するとの思いから、一体感を持って仕事することを重視しており、スタイルが合わないとしてあえてリモートワークを「禁止」としています。

・条件つきリモートで業務を管理―株式会社エバーセンス


(参考:https://eversense.co.jp/system https://ibasho-ob.com/archives/4915
株式会社エバーセンスは、リモートワークを廃止した企業のひとつです。
リモートワーク制度を一度廃止し、条件付きリモートワーク制度を導入しています。
一度リモートワークを廃止した理由は、成果につながらなかったからです。
コミュニケーションは活発化せず、本質的な議論ができないと感じるようになったとのことです。
チャットやビデオ会議でも、「会ったときに話そう」と先延ばしになることが多くなりリモートワークは機能せず、廃止したのです。

リモートワークの失敗の原因は、質の高いコミュニケーションができなかったことだと結論付け、オフィス移転や環境・制度を整えたのです。
そして、一部リモートワーク制度を再度設け、やむを得ない場合はリモートワークOKとしています。
リモートワークをするときには、上司に理由や当日の予定業務を報告します。
そして、終了時には業務の達成について報告し、達成度50%だった場合には、半休扱いにして別の日に補填する制度となっているのです。
これにより、オフィスで働く人とフェアに扱うことができ、リモートワークをする場合でも、責任を持つことが出来るようになっています。

3.リモートワークを実際に導入するには

ここでは、リモートワークに向いている企業や導入するステップを紹介していくので、参考にしてみてください。

3-1.リモートワークが向いているのはどういう企業?

・成果が見えやすい企業・職種

リモートワークに向いているのは、成果が見えやすい企業・職種になります。
勤怠管理が難しいリモートワークにおいて、成果が見えやすい企業・職種なら、成果主義を取り入れることで勤怠管理の問題を解決させることができます。
そのため、成果が見えやすい企業・職種は、リモートワークに向いているのです。
職種のイメージとしては、ライターや編集者、ITエンジニアなどが挙げられます。

・個人の裁量が大きい企業・職種

個人の裁量が大きい企業・職種も、リモートワークに向いています。
何をやるにしても、上司やメンバーに確認する必要があるような企業・職種では、リモートワークの意味がありません。
個人の裁量が大きく、業務内容が個人で進める割合が高い企業・職種がリモートワークには向いているのです。

3-2.導入のための4つのステップ

ステップ1:目的の明確化
リモートワークを導入するにあたり、まず始めるべきなのは、なぜリモートワークを導入するのかを明確化することです。
導入する目的、理由が曖昧な場合、リモートワークを導入しても失敗する可能性が高いです。
なぜ・何のためにリモートワークを導入するのかを明確にしなければ、社員としても戸惑ってしまい、ただのサボリの手段になることもあります。
リモートワーク導入を意味あるものにするためにも、まずは目的の明確化から始めてみてください。

ステップ2:必要なものを準備する
リモートワークをするためには、ネット環境や個人が使用できるPCもしくはタブレットなどが必要です。
PCやタブレットなどは、会社が支給するのかなども決めておくべきです。
また、最低でもチャットができるような環境が必要となります。
連絡手段としてEメールなどもありますが、タイムラグが生じてしまい効率的とは言えません。しかし、チェットならリアルタイムでコミュニケーションを取ることが可能です。
その他、リモートワークに使えるツールを選び、準備する必要があります。
リモートワークに使えるツールは、次の4章で紹介するので参考にしてみてください。

ステップ3:制度・仕組みをつくる
リモートワークに必要なものを準備することができたら、制度・仕組みをつくります。
制度・仕組みは、ルールつくりと言い換えることもできます。
業務報告の仕方やチャット時のルール、会議時の手法など、最初にある程度ルールを決めておくべきです。
ルールを作っておかなければ、効率よい業務にはつながらず、リモートワークが失敗する可能性があります。ここは慎重に行いましょう。

ステップ4:弱点や改善点を改良していく
実際にリモートワークを導入したら、どんどん弱点や改善点を改良していくべきです。
リモートワークを導入して不便な点や変更したい点などを挙げてもらい、改善していくことで、リモートワークをより良いものにすることができます。
いくつか、弱点を改善するための方法を紹介しておきましょう。

まず、リモートワークにより、コミュニケーションの点で不満がでた場合です。
コミュニケーションを高めるためには、ビデオ会議の導入がおすすめです。
顔を見て話すことで、スムーズなコミュニケーションができます。

勤労意欲の低下がある場合、評価制度を変えるのも改善方法のひとつになります。
成果主義にすることで、勤労意欲を高め、リモートワークでも意欲的に業務に当たることができるのです。
ただ、成果主義に関しては、成果が見えにくい職種もあるので要注意です。
完全成果主義にするのではなく、一部成果主義にするなど、考慮する必要があります。

4.おすすめコミュニケーションツール5選

リモートワークを導入する際には、いくつかのコミュニケーションツールを利用するのがおすすめです。
チャットや電話会議などができるようなツールを利用することで、コミュニケーション不足を補うことができます。
おすすめのコミュニケーションツールを紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

・chatwork

(引用:https://go.chatwork.com/ja/?click=header-navi&adcode=fscwpcsemyahnonjp0005

chatworkは、「グループチャット」「タスク管理」「ファイル共有」「ビデオ通話/音声通話」などが可能となっています。
chatworkの特徴は、デスクトップやスマートフォン、タブレットなどでも使用することができることです。
そのため、出先などでも容易に利用することができます。
セキュリティ面でも、サーバーとの通信はすべて暗号化されており、信頼することができます。

・V-CUBEミーティング

(引用:https://jp.vcube.com/service/meeting

高品質のWeb会議サービスがV-CUBEミーティングです。
世界最新・最高レベルの映像・音声技術により、高画質・高音質のWeb会議を行なうことができます。
世界中で利用でき、シンプルで簡単に操作できるため、扱いやすいツールです。
また、外国語会議では、リアルタイム翻訳ができるため、海外に拠点がある企業におすすめのコミュニケーションツールとなっています。

・Skype

(引用:https://www.skype.com/ja/

チャットやビデオ通話ができるコミュニケーションツールがSkypeです。
デスクトップやスマートフォン、タブレットなどで利用することができます。
ビデオ通話ができるため、コミュニケーション不足の解消に役立つツールです。
また、資料をアップすることも可能であり、扱いやすいツールのひとつです。

・Slack

(引用:https://get.slack.help/hc/ja

Slackは、チャットワークに似ているツールです。
チャット機能やタスク管理などができ、便利に使うことができます。
特徴は、様々なアプリやサービスと連携することができることです。
Microsoft製品やDropbox、Twitterなど様々なアプリ・サービスと連携することができます。
そのため、上手にカスタマイズすれば、業務効率アップにつなげることができるのです。

・Tocaro

(引用:https://tocaro.im/?locale=ja

Tocaroは「チャット機能」「ビデオ会議」「タスク管理」などが行うことができるツールです。
チャット機能では、ファイル共有をすることができ、グループ内での情報共有が可能です。
ビデオ会議は、高解像度なので違和感なくコミュニケーションを取ることができます。
そんなTocaroの特徴は、堅牢なセキュリティにあります。
最先端な暗号化アルゴリズムにより、金融機関レベルのセキュリティとなっているのです。
そのため、安心安全に利用することができるツールです。

5.まとめ

リモートワークについて理解することができましたか?
リモートワークは、働きやすい環境を作るための選択肢のひとつになります。
上手にリモートワークを導入させることができれば、人材確保やコストの削減などのメリットがあるのです。
導入するデメリットもあるのですが、コミュニケーションツールなどを利用することで、デメリットを解消することができます。
社員にとって働きやすい環境を作るためにも、リモートワークを導入してみてください。