仕事を効率化するカギはたった二つ!マジで使える超便利ツール紹介

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仕事を効率化させたいと願っている方は多いのではないでしょうか。
忙しい日々の業務を効率化させることができなければ、時間を有効に使うことができません。
実は、仕事の効率化に大切なのはたった二つの心構えです。

そして、心構えを肝に銘じ、便利なツールを使用することで、仕事の効率化を図ることができます。
そこでここでは、仕事の効率化するための二つの心構えと便利なツールを紹介していきます。
「仕事の効率化をしたい!」と思っている方は、ぜひ参考にしてみてください。

(目次)
1.仕事の効率化に大切なたった二つの心構え
2.ゴール、目的を間違いなく立てるには、見通しを立ててタスクに落とし込む
3.効率的にゴールにたどり着くには…とにかく便利なツールを頼れ
3-1.G Suite系の便利ツール
3-2.ブレスト&メモ機能系の便利ツール
3-3.社内SNS系の便利ツール
3-4.契約・会計や労務管理系の便利ツール
4.企業がやっている、マネしたい効率化アイデア
5.まとめ

1.仕事の効率化に大切なたった二つの心構え

仕事を効率化するために大切なのは、次の2ステップとなっています。

①ゴール、目的を正しく設定する
②これを達成するための手段として最もラクなものを選択する

仕事の効率化の第一歩は、まず①によってやるべきことを整理することです。
やるべきことがわからない状況では、誰であろうと効率的な仕事はできません。
そして、やるべきことを整理できたら、今度は②で工夫をして仕事の時間短縮をするのです。
②の工夫では、いかに「ラク」にできるのかを考えるのがポイントとなっています。
ここで言う「ラク」とは、時間と手間がかからず目的を達成するということです。
「ラク」をするためには、便利なツールを使用するのも、ひとつの手段となっています。

2.ゴール、目的を間違いなく立てるには、見通しを立ててタスクに落とし込む

先ほど紹介した①ではゴール、目的を間違いなく立てることが大切です。
そのためには、見通しを立ててタスクに落とし込むべきです。
そこでゴール、目的を間違いなく立てる方法について紹介していきます。

・現行のルールを疑う
まずは、現在ルール化されている業務を疑ってみることが重要です。
今ルール化されている業務は「本来の目的が考えられているか?」と疑ってみてください。
すると、挟まなくていい人がやり取りの板ばさみとなっていたり、本来の目的を達成するための手段が目的にすり替わっていたりする可能性があります。
そのような状況では、仕事の効率化はできません。
そのため、まずは現行ルールを再考してみることが大切なのです。

・やるべきことの整理
目的を定めたら、まずはやるべきことを整理する必要があります。
これは、会社単位だろうが個人単位でも一緒です。
やるべきことを整理できなければ、仕事の効率化どころか、目的の達成も危ぶまれます。
具体的な方法としては、まずはやるべき業務を書き出すことです。
書き出した業務をカテゴリー別に整理し、さらにひとつひとつの納期を決めながらスケジュールに落とし込んでいくのです。

タスク管理も重要となっています。
ポイントとなるのが、タスク管理を「雑にしない」ことです。
雑なタスク管理をすると、予定通りに計画が進んでいきません。
とくに、自分を過信して雑なタスク管理をすれば、計画は大幅に遅れることになります。
そのため、仮説を立てて振り返り、自分の力量を知った上で出来ることを考えることが大切です。
その上で、丁寧にタスク管理をする ことが、仕事の効率化につながるのです。

丁寧なタスク管理の方法としては、ツールを使用することが挙げられます。
スケジュール管理のツールを使用し、立てた計画をインプットしておきます。
さらに、納期が過ぎてもリマインドできるようにしておくことで、確実に業務を完遂することができるのです。

・ゴール、目的を間違いなく立て、見通しを立てタスクに落とし込む具体例
<営業資料を作る場合>
営業資料を作る場合、「誰」に「どんな目的」で資料を作るのかを把握するべきです。
顧客先への資料なのか、それとも社内プレゼンのための資料なのかで、必要となる資料が違ってきます。
集めるデータも、どんな目的なのかによって異なります。
そして、営業資料を作る目的から、どのような営業資料を作るべきなのか検討し、タスクに落とし込んでいくべきです。

<新規事業を立ち上げる場合>
新規事業を立ち上げる場合には、まずは事業を立ち上げる「目的」を最初に立てる必要があります。
目的なしで新規事業を立ち上げてしまえば、計画を立てる時点で詰んでしまいます。
そのため、まずは目的をはっきりとさせておく必要があるのです。
目的が決まっているのなら、その目的を達成するための計画を立てます。
計画を立てる際に、やるべきことの整理をしていきます。
やるべきことを書き出し、カテゴリー別に整理し、スケジュールを立ててタスクに落とし込むのです。

3.効率的にゴールにたどり着くには…とにかく便利なツールを頼れ

ゴール、目的を正しく設定できたら、あとは効率的にゴールへたどり着くことを考えるだけです。
効率的にゴールへたどり着くためには、便利なツールを使用することがおすすめです。
そこで仕事の効率化に役立つツールをジャンル別に紹介していくので、参考にしてみてください。

3-1.G Suite系の便利ツール

・G-mail


(参考、引用:https://www.google.com/intl/ja/gmail/about/

ビジネスの際の便利ツールとしてG-mailが挙げられます。
独自ドメインのメールアドレスを手に入れることができるため、会社名をドメインに含ませることで、会社として信頼されやすいメールアドレスを作るツールとして便利です。
社員のメールアドレスの管理も効率的となります。

・Googleハングアウト
(参考:https://hangouts.google.com
チャット・グループチャット・ビデオ通話・音声通話などができるツールです。
そのため、業務連絡や朝礼・終礼など社員が集まる業務の時間短縮ができます。
さらに、ビデオ会議ができるため、社員を集めて会議する必要がなくなります。

・Googleドキュメント
(参考:https://www.google.com/intl/ja_ALL/docs/about/
まるでWordのように使うことができるのがGoogleドキュメントです。
ファイルを共有することで、同時編集をすることができます。
そのため、共有の手間を短縮することができます。

・Googleスプレッドシート


(参考、引用:https://www.google.com/intl/ja_ALL/sheets/about/

まるでExcelのように使うことができるのがGoogleスプレッドシートです。
Googleスプレッドシートは共有することができ、他のユーザーと共同作業することができるのが特徴です。
そのため、共有の手間を短縮することができるツールです。

・Googleスライド
(参考:https://www.google.com/intl/ja_ALL/slides/about/
まるでPowerPointのように使うことができるのがGoogleスライドです。
そのため、プレゼンの資料作成として使用することができます。
共有することができるため、共有の手間を短縮することができます。

・Googleドライブ


(参考、引用:https://www.google.com/intl/ja_ALL/drive/

ファイルやデータの共有に便利なツールがGoogleドライブです。
様々な形式のファイルを保存することができ、PC・スマートフォン・タブレットからアクセスすることができます。
Googleドライブを使用することによって、わざわざファイルやデータをメールに添付する手間を短縮することができます。

・Googleフォーム
(参考:https://www.google.com/intl/ja_ALL/forms/about/
マーケティングツールとして便利なのがGoogleフォームです。
アンケートなどのフォームを簡単に作成することができます。
マーケティングとして使うだけでなく、社内アンケートなどでも利用可能です。
他にも、社内イベントの参加者の管理や社内投票、新入社員向けの小テストなど活用方法は様々です。

3-2.ブレスト&メモ機能系の便利ツール

・Coggle


(参考、引用:https://coggle.it/

マインドマップを作成することができるツールです。
マインドマップとは思考・発想法の1つであり、思考の整理をすることができるのです。
Coggleでは、マインドマップを共同編集することもできます。
そのため、ブレインストーミングに活用し、情報やアイデアを整理することに役立つツールとなっています。
Coggleは3つのプランがあり、基本的な作業に関しては無料で使用することが可能です。
「高度な図のアップロード」や「自動揃え」などの機能を付属させるためには、月額料金5ドルもしくは8ドルのプランを選択する必要があります。

・カメリオ
(参考:https://lp.kamel.io/
色々な分野の知識を手に入れることができる便利なツールです。
iPhone・Androidどちらにもアプリがあり、使い方は簡単です。
キーワードを入力して登録するだけで、そのキーワードで役立つニュースが自動的に収集されます
そのため、他分野へのアプローチなどを考える際、便利なツールとなっています。

3-3.社内SNS系の便利ツール

社内SNS系のツールを導入することで、メール管理の手間を省くことができるため、効率化につながります。
メールでのやり取りを社内SNSで代替することにより、メール管理する必要がなくなるのです。
しかも、情報共有ツールとしても使用することが可能であり、業務の効率化につながります。

・Slack(スラック)


(参考、引用:https://slack.com/intl/ja-jp

多くの会社で導入されているチャットツールとなっています。
チャンネル(グループ)を作成することができるため、チーム別・プロジェクト別・顧客別などで整理し、連絡を取り合うことができます。
メッセージの検索も可能となっており、過去の意思決定の可視化ができるのです。
そのため、情報を整理しやすく、見落としや認識の齟齬などを軽減させ、効率的に業務にあたることができます。
しかも、GoogleドライブやTwitterなど様々なツールと連携することができるため、より便利に使用することができるツールとなっています。

・チャットワーク
(参考:https://go.chatwork.com/ja/
日本発のチャトツールとなっており、国内でよく利用されている便利なツールです。
「グループチャット」「タスク管理」「ファイル共有」「ビデオ通話」などができます。
そのため、情報共有の手間を省くことができるツールとなっています。

3-4.契約・会計や労務管理系の便利ツール

・SmartHR


(参考、引用:https://smarthr.jp/

クラウド人事労務ソフトであり、労務手続きや情報管理ができる便利ツールです。
「各種書類の自動作成」や「WEBから役所への申請」などが可能となっています。
WEB上で情報管理することができるため、ペーパーレス化につながり、業務効率アップに役立つツールです。

・スマレジ・給与計算
(参考:https://timecard.smaregi.jp/payroll/
給与計算クラウドサービスであり、労務管理で便利なツールとなっています。
社会保険や所得税、住民税などの給与計算が自動で行うことができます。
他にも、「勤怠管理」「休暇管理」「シフトの作成・管理」が可能です。
しかも、法改正にも自動アップデートされるため、安心して使用することができます。

・人事労務 freee(フリー)


(参考、引用:https://www.freee.co.jp/hr/

人事労務管理システムであり、「給与」「人事」「労務」の効率化を図ることができるツールです。
「勤怠管理」「「給与計算と給与明細の作成」「振込や各種書類の作成」が可能となっています。
給与計算に必要な業務の効率化や人事労務管理コストを抑えることができるのです。

・kintone
(参考:https://kintone.cybozu.co.jp/jp/
「営業・セールス」「顧客サービス・サポート業務」「総務・人事」など様々な面で業務効率化に役立つツールとなっています。
Excelやスプレッドシートを読み込むことによる、案件管理アプリを作成することができます。
いくつものデータを案件管理アプリとして作成し、複数のアプリを集約させることで、販促プロジェクトの管理に使うことが可能です。
他にも、「問い合わせ管理」「アンケート」「日報」「顧客リスト」など様々なアプリを作成することができ、自社やチームにあった使い方で業務の効率化に役立つのです。

4.企業がやっている、マネしたい効率化アイデア

業務の効率化は多くの企業が目指しており、様々な工夫をしています。
そこで、すでに企業が行った効率化アイデアをマネすることによって、自社の業務効率アップにつなげることができます。
ここでは、企業が行っている効率化アイデアと事例を紹介していくので、参考にしてみてください。

・会議はビデオ電話でスケジュール調整の手間を省く:株式会社ボイスの事例


(参考:http://www.bois.co.jp/index.html
(参考:https://gsuite.google.com/intl/ja/customers/bois.html

(引用:http://www.bois.co.jp/index.html

株式会社ボイスでは、「G Suite」の「Googleハングアウト」を利用してWeb会議を行ない業務の効率化を図っています。
同社は、通話サービスやWeb会議システムを検討・評価しGoogleハングアウトを導入したとのことです。
コスト面でのメリットや安定したネットワークによって、必要な時に会議ができ業務を効率化させているのです。

ビデオ電話による会議やWeb会議を行なうメリットは、会議の参加者が1カ所に集まる必要がないことが挙げられます。
ネット環境があればどこからでも会議に参加することができるため、会議をするための時間調整をする必要がなくなり、業務の効率化につながるのです。
ちなみに、「Googleハングアウト」以外にも「チャットワーク」や「Skype」などを使用することで、ビデオ電話による会議やWeb会議が可能です。

・スタンドアップミーティングで打ち合わせを短縮:株式会SRA東北の事例


(参考:https://www.sra-tohoku.co.jp/
(参考:https://www.sra-tohoku.co.jp/another-sra-tohoku-19

(引用:https://www.sra-tohoku.co.jp/

仙台のIT企業である株式会社SRA東北では、スタンドアップミーティングを取り入れています。
スタンドアップミーティングとは、文字通り「立ったまま行われるミーティング」のことです。
毎日5分~15分ほど行われるのが一般的であり、基本的に3点を報告します。
3点とは「昨日達成したこと」「今日行うこと」「進捗を妨げる原因は何か」であり、これらを簡潔に報告していきます
スタンドアップミーティングのメリットは、短時間で効率的に仕事の進捗状況を共有できることです。
あらかじめ話すことがきまっているため、コンパクトに報告をまとめて効率的なミーティングにすることができます。

株式会社SRA東北では、15分のスタンドアップミーティングを行っています。
「疲れる」との意見もあるようですが、立ちながらミーティングをやることで「スムーズに報告しよう」と心がけるようになり、効率的にミーティングを進めることができているとのことです。
また、「プロジェクト全体の雰囲気にメリハリ」がついたとの意見もあります。
ミーティングの効率化として、ぜひスタンドアップミーティングを導入してみてください。

・資料は全データ化:ユタカ工業株式会社の事例


(参考:http://yutaka-japan.com/
(参考:https://www.fujixerox.co.jp/solution/jirei/yutakakk01.html

(引用:http://yutaka-japan.com/

ユタカ工業株式会社では、紙文書の管理から電子化を行い業務の効率化を行っています。
もともと、同社では「図面」「外注先への指示書」「議事録」「業務日報」など数百枚~1000枚を超える文書が発生していたとのことです。
これによって、保管スペースの確保に苦労したり、必要な文書を探すに時間がかかったりしていました。
そこで紙文書の電子化をすることによって、保管スペースの問題を改善し、業務効率の効率化を行ったのです。
同社の紙文書の電子化は。富士ゼロックスが提供している「Working Folder」というクラウドシステムによって行われています。

紙文書の電子化によるメリットは、「コスト削減」「業務の効率化」です。
電子化することで保管スペースの確保の必要がなくなり、印刷にかかるコストの削減をすることができます。
また、電子化することで、検索機能を利用することができます。
そのため、必要書類をすぐに検索することができ、業務の効率化につながるのです。
電子化の方法は、スキャナーや複合機を利用し、スキャンして行う方法が一般的です。

5.まとめ

今回は、仕事を効率化させるための心構えと便利なツールを紹介してきました。
仕事を効率化させる心構えは、ゴール・目的を正しく設定し、達成のために最も「ラク」な方法を選択することです。
そして、「ラク」をするためには便利なツールを使用するのがおすすめです。
世の中には無料・有料問わず、多くの便利なツールが提供されています。
その中から、自社にとって有益なツールを利用して、業務の効率化を目指してください。
また、既存企業が行なっている業務効率化のアイデアをマネすることで、自社の業務効率をアップさせることにつながります。
マネできるアイデアは、ぜひ導入を検討してみてください。