会議のマンネリを解消!ワールドカフェを社内で行うことで得られる効果とは?

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参加人数の多い会議、一言も発言していない人はいませんか?
「ワールドカフェ」を活用することで、参加者全員が発言する活発的な会議を行うことができます。とても効率のいい会議の手法なんです。

また、ワールドカフェは「何か答えを出すための会議」ではなく「新たな気づきを得るための会議」です。
・社員一人ひとりに深く考えて欲しいことがある
・多くの社員の意見を聞きたい
・社員同士のつながりを強くしたい
上記のようなことが必要な場合、ワールドカフェは効果を発揮します。

今回はそんな「ワールドカフェ」の目的やメリット、やり方などを紹介していきます。
また、社内でワールドカフェを行っている日立システムズ様に取材をさせていただき、実際の流れや得られた効果などもお伺いしました。
社内でワールドカフェを開催する際の参考にしてみてください。

1.ワールドカフェとは?目的とメリットを徹底解剖!
 1-1.ワールドカフェの目的
 1-2.ワールドカフェのメリット
2.ワールドカフェの具体的なやり方
3.【取材】日立システムズ様にインタビュー!会社にとってどんないい効果が?
4.実践する際はどんなことが必要?
 4-1.事前準備
 4-2.当日準備
 4-3.社内でやってみました
5.まとめ

1.ワールドカフェとは?目的とメリットを徹底解剖!

最近ワールドカフェという言葉を耳にする機会が増えてきました。しかし、具体的にどんな手法なのか、詳しい概要まで知っている人は少ないのではないでしょうか。

ワールドカフェの基本的な概要
*何か答えを出すことを目的としていない
*カフェで話しているかのようなリラックスした雰囲気の中で話し合いを進める
*4~5人の小グループで何ラウンドかごとに話し合いを回していくことにより、参加者全員で話し合っているような形になる
*メンバーを変えて同じ問いについて話し合うことで考えやアイディアをどんどん広げていく
*参加者が1,000人以上でも実施可能

会社で行う会議のほとんどは、何か行動を定めるための意思決定を行ったり、互いに意見を言い合って議論したりすることが普通です。

しかし、『何か答えを出すことを目的としない会議』を社内でやることに、一体どんな目的やメリットがあるのでしょうか?ワールドカフェとは、『新たな気づきを得ることができる会議』です。この章では、ワールドカフェの目的とメリットを紹介していきます。

1-1.ワールドカフェの目的

まず、会議の目的が「問題を解決する」「意見を固めて何かを決定する」という場合、ワールドカフェという手法は全くオススメできません。

ワールドカフェの目的
*自分にはない新たな気づきを得る
*全員に自由に意見を言ってもらい、多くの知恵や考えを集める
*ラフな空間だからこそ出てくるような意見を、自由な発想で出し合ってもらう
*相互理解を深め、互いの関係性の質を高める・つながりをつくる

良い考えやアイディアというものは、カフェで何気なく話している中で生まれたりすることも多いですよね。それを意識的にデザインしていき、会議の手法として形に落とし込んでいったものがワールドカフェです。

例えば…
社員一人ひとりに深く考えて欲しいことがあるとき、たくさんのアイディアが欲しいとき、参加人数が多すぎて収集がつかなそうなとき、ワールドカフェはその特長を発揮します。

話し合うテーマ(問)は自由で、開催目的に沿ったトークテーマを考えましょう。4章で問いの立て方を紹介しますが、ここでもいくつか例を紹介します。
「私たちが目指す理想の会社」
「自社製品の弱みを徹底的についてきたライバル会社の新製品とは?」
「これまでの自分のキャリアを振り返って転機だったと思う体験はどんなものですか?」

1-2.ワールドカフェのメリット

「何かを決定する」ことが目的ではないワールドカフェ。社内で行うことには、どんなメリットがあるのでしょうか?

*効率よく多くのアイディアを集うことができる

例えば、<16人参加/所要時間1時間>という会議をイメージしてみてください。その中身は、入社歴が長い人たちや主要メンバーがメインで発言をし、一方で他の人たちはその意見に左右されて、中には一言も発言しない人もいるでしょう。
ワールドカフェは、テーブルごとに少人数で話し合いを行うため全員が発言しやすくなり、さまざまな角度からの意見を聞くことができます。
参加人数と所要時間が同じでも、より多くの意見やアイディアが生まれる会議となります。

*社員同士の相互理解に繋がる

話し合いの中で同一性を見出したり共感を得たりすることができます。話し合いが少人数なため、お互いの話をよく聞く姿勢になります。何か結論を出したり勝ち負けを競うものではなく、参加者全員がフラットな立場で話し合うことができるため、普段あまり話したことのない社員同士の関係性を深めることができます。

*イベントとして開催することで外部(他支社や顧客)の声が聞ける

支社がいくつかある会社は、各支社の代表や現場スタッフを集めてワールドカフェを実施することで、普段聞けないような意見やアイディアを知ることができます。一度に多くの人数で話ができることがワールドカフェの特長なので、さまざまなコミュニティの人々が集まる場で話し合いを行うことができます。

2.ワールドカフェの具体的なやり方

この章では、実際のワールドカフェの流れをご説明します。全体の流れが分かればワールドカフェがどんなものかイメージがつきやすいでしょう。
※ここでは、16人で行うことを想定した一般的なワールドカフェの流れを紹介しています。ラウンド数、各ラウンドの時間配分は、参加人数やトークテーマなどによって主催側が変更することができます。

1.各テーブルに4人ずつ座ります。話すテーマ(問い)が発表され、模造紙の真ん中に問いを書き込みます。
20分話し合い、その内容を自由に模造紙に書き込んでいきます。これを「1ラウンド」といいます。

2.「ホスト」と呼ばれるメンバーを1人任命し(赤枠①)、その他の3名がそれぞれ被らないように他のテーブルに移動します。

3.メンバーが入れ替わりました。
ホストが、そのテーブルで話した内容を、新しいメンバーに共有します。他のメンバーも各テーブルで出た内容を話したりして、20分間自由に話を広げていきます。模造紙に書かれたワードをもとに、どんどん話を膨らませていきます。これが「2ラウンド目」にあたります。

4.各自、元のテーブルに戻り、ホストは2ラウンド目で出た話の内容を披露します。2ラウンド目と同様に他のメンバーも、移動した先で出た話の内容を共有したりして、どんどん話を広げていきます。これが「3ラウンド目」にあたります。

5.全ラウンドが終了したら、最後に全体共有をします。まずは各自自分の中で振り返ってもらい、その後に皆に共有をします。その際は、「どんなアイディアが出たか」「どんなことを感じたか」を意識して共有することで知恵とアイディアを拡大することができ、さらなる気づきが得られるでしょう。共有方法に決まりはないので、主催側がその場の雰囲気や時間配分などを考慮して、有効なやり方を選びましょう。

上記5つのステップが一般的なワールドカフェの一連の流れです。先述したように、参加人数によってラウンド数や1ラウンドごとの時間を変更することもできます。

ただし、1つのテーブルに集う人数が多くなりすぎてしまうと、発言しない人が出てきてしまうので、多くても5人までとすることが重要です。

3.【取材】日立システムズ様にインタビュー!会社にとってどんないい効果が?

株式会社日立システムズ様は、社内でワールドカフェを開催しています。現在までに36回行っており、1,800人近くの社員が参加しています。(2017年12月時点)

今回はそんな日立システムズ様に、社内でワールドカフェを開催している目的や、実施後に得られた良い効果・社員の方の反応などを、伺いました。
実際に行っているワールドカフェの内容や流れもご紹介しているので、是非参考にしてみてください。

お話をお伺いした日立システムズCSR本部の佐藤佳彦さん(中央)と榎本浩人さん(右)

―具体的にどのような目的でワールドカフェを行っているのでしょうか。

「企業理念と行動指針についての意識を高めて、自分事にしてもらうために行っています。
どの会社でも企業理念をお持ちだと思うのですが、実際は内容を提示したり覚えたりするくらいで、普段から自分の業務につなげているかと言われたらなかなか難しいですよね。

そのため、企業理念と絡めたテーマを投げかけ、自分の中で考えを深堀りしてもらい、さまざまな部署・業務・立場の参加者と相互理解を深めてもらいます。そうすることで、仕事に対する新たな発見や価値の共有などを図り、企業理念や行動指針を一人ひとりの行動につながるように工夫しています。」

―実施しようと思ったきっかけや理由を教えてください。

「弊社は2011年に同じ日立グループの会社でも企業風土・文化が全く異なる5,000人規模の会社同士が合併してできた会社です。そんな中で、1つの会社としての価値観や方向性を統一させるために『日立システムズWay』※¹というものを作りました。

しかし、企業理念などは紙に書いたからといって浸透するわけではありません。ワールドカフェという手段を使って、色んな人の考えを自分の中に吸収して、それぞれ自分には何ができるんだろう、ということを自分の中で深堀りしてもらい一緒に会社を作り上げていく、という意識をつくってもらいたいと思いました。
企業理念の浸透策という意味では、ワールドカフェはすごく良い手法だと思います。」
※¹ 日立システムズWay概要(https://www.hitachi-systems.com/company/philosophy/

―実際にどのような形で進めていくのでしょうか?

「企業理念を浸透させることが目的ですので、弊社ではワールドカフェだけを行うのではなく、『講義』『ワールドカフェ』『個人ワーク』という構成で進めています。

具体的には、まずワールドカフェに入る前に、仕事と社会の結びつきを考えてもらう講義を行っています。日立システムズWayへの理解はもちろんですが、今の社会問題なども取り扱って、参加者の視野を広くする狙いで行っています。
そして、ワールドカフェに入ります。」

■日立システムズWayワールドカフェの流れ■
<セッション1>
テーマ:「自分の価値観を見つめなおす」
ラウンド①(15分):「あなたが仕事をするうえで大切にしていることは?」
—テーブル移動—
ラウンド②(25分):「あなたが仕事をするうえで大切にしていることは?」
—テーブル移動—

<セッション2>
テーマ:「真に豊かな社会の実現のために」

ラウンド③(15分):「真に豊かな社会ってどんな社会?」
ラウンド④(10分):「そのために自分ができることは何?」
—テーブル移動—
ラウンド⑤(15分):「真に豊かな社会ってどんな社会?」「そのために自分ができることは何?」
—テーブル移動(元のテーブルヘ)—

<セッション3>
個人ワーク
全体共有

「ワールドカフェのテーマ(問い)は二つあります。
一つ目は【自分の価値観をみつめなおす】です。そもそも何のために仕事をしているか?ということを参加者に考えてもらいます。話し合いの中で、弊社に入るきっかけから考える人もいれば、お客さまのためにと考える人もいたり、身近な周りの意見を聞きながら、『本当に自分が大切にしていること』に気づいてもらうためのテーマです。

二つ目のテーマは【真に豊かな社会の実現のために】です。弊社の企業理念には『真に豊かな社会の実現に貢献する』ことを掲げています。その、『真に豊かな社会』とはそもそもどんな社会なんだろう?ということを改めて考えてもらうためのテーマです。

そして最後に、自分が最初にいたグループに戻り個人ワークを行います。
真に豊かな社会とはどんな社会かを話し合ったうえで、自分の仕事を通して、あるいは会社としてどんなことができるだろうかということを宣言してもらいます。

そして、他のメンバーも含め、宣言内容が弊社の7つある行動指針(※²)のどれに当てはまるのか議論していきます。そうすることで、会社の行動指針と絡めてどのように仕事に取り組めるか、ということを結び付けることができます。」
※² 行動指針~従業員の行動の拠り所~(https://www.hitachi-systems.com/company/philosophy/


実際のワールドカフェの様子

―実施後の社員の方の反応はいかがですか?

「毎回終了後にアンケートを取っているのですが、社員の満足度としてはかなり高いと思います。コメントの欄にも『表現や視点は違っても、大切だと思う根底の部分は同じことも多く、コミュニケーションを大事にしながら楽しく仕事していきたいと改めて実感した』『日々の業務に生かせることが多く、有益な時間だった』など、ポジティブな意見がほとんどで『また参加したい』という意見も多かったです。」

―企業理念の浸透以外にも、どんな良い効果が得られましたか?

「人とのつながりが、以前よりもできてきたと思います。
弊社は事業部間の縦割り意識が強く、横のつながりができにくいといった課題がありました。このワールドカフェはさまざまな事業部から新入社員をはじめ課長・部長クラスの社員まで参加しているため、他の事業部間のコミュニケーションの輪も広がり、課題解決に向けても少しずつ良い方向に向かっていると思います。

それぞれの事業部に知っている人が増えることは、会社にとっても社員にとっても大きなバリューにつながっていると思います。」

―ありがとうございました!

◇株式会社日立システムズ
事業内容:システム構築事業、システム運用・監視・保守事業、ネットワークサービス事業、情報関連機器・ソフトウェアの販売と開発
住所:東京都品川区大崎1-2-1
URL:http://www.hitachi-systems.com/company/

確かに企業理念と自分の行動を絡めて考える機会って、普段なかなかないですよね。他の社員と話し合う中で考えをどんどん深堀りさせていく、そんなワールドカフェの特性を活かして企業理念や行動指針を社員一人ひとりに浸透させることに成功しています。

また、社員同士のコミュニケーション活性化にも一役買うことが分かりますね。
日立システムズ様の事例を是非参考にしてみてください。

4.実践する際はどんなことが必要?

この章では、実際に社内でワールドカフェを開催するとなったらどんな準備が必要なのか、「事前準備」と「当日準備」の二つに分けて紹介していきます。実際にワールドカフェを開催している団体も紹介しているので、開催する前に実際にワールドカフェに参加することも検討してみてください。

また、実際に社内で簡単なワールドカフェを開催してみました。実際にやってみての感想なども参考にしていただけたらと思います。

4-1.事前準備

1.目的の設定
ワールドカフェ自体の目的は2章で述べたとおりですが、社内でワールドカフェを実施することの目的を再確認しましょう。「何のためにやるのか」「場を設けることにどんな意味があるのか」これらの疑問を明確にすることが必要です。また、その目的を果たすためにはワールドカフェという手法がベストだという理由、を再確認しましょう。

2.会場手配
開催場所を決定しましょう。ワールドカフェといっても、カフェで行う必要はありません。参加人数によって大きさは変化しますが、1つのテーブルに4~5人が着席し席替えなども行うので、スクール形式の会議室がおすすめです。その会議室の定員の半数を、参加者の人数の目安にするといいでしょう。

3.告知
開催が決まったら参加者を募るために、告知を行いましょう。
案内文には「何のためにワールドカフェを開催するのか」をはっきりと提示する必要があります。また、「ワールドカフェ」という単語自体知らないという人も多いので「ワールドカフェとは」という内容を開催場所と時間などの概要と合わせて記載するようにしましょう。開催日の1か月前には告知を行うのが最善です。

4.テーマ(問い)の検討
問いの検討は、ワールドカフェを成功させるためにとても重要な作業です。開催目的と、その会自体のテーマを意識しながら、決定しましょう。参加者が自分事として真剣に取り組むことのできるものを設定することで、より深い知恵への探求ができたり、参加者の潜在的な考えを引き出すことに繋がります。
重要なことは、主催者が「どんな場にしたいか」「どんな対話が起こってほしいか」を考えることです。

効果的なテーマの特徴は以下の通りです。参考にしてみてください。
・はいorいいえで答えることができない
・知識で解決できない
・論理的に解決できない
・問題解決を求めるものではない
・自らに問いかけることができる
・複数人で探求できる
・ポジティブな内容
・経験、感情、アイディアを尊重できる

4-2.当日準備

1.会場準備
開始時間の1~2時間前には準備を開始し、テーブルのセットやマイクなどの備品の確認を行いましょう。各テーブルに白い模造紙とペンセットを用意します。
ワールドカフェでは「おもてなしの心」が大切なので、参加者がリラックスできるような空間づくりをしましょう。カフェを意識して、お花やお菓子、飲み物を準備しましょう。リラックスしてもらうためにカフェBGMなどを流すのもオススメです。

2.進行
開始時間になったら、主催者側のファシリテーター(※³)と呼ばれる人が開始の挨拶をします。この最初の一言がその場の空気を決めるので、言葉遣いや表情、声のトーンなどに気を付けましょう。多くの人は、ワールドカフェについてあまり詳しく知らないため、今一度ワールドカフェについて説明をしましょう。その後に会の目的を発表し、テーマの発表をします。あとはワールドカフェのやり方の流れに沿って進行をしていきます。席替えの促しや時間管理などを注意して進行していきます。

気を付けたいのは、ファシリテーターは、発言をしていない参加者に発言を促すことは必要ですが、自分の意見を言うことはしない、ということです。

※³ファシリテーターとはワールドカフェの司会進行役のことです。
<<セミナーの受講もおすすめ>>
実際にまずは自分が参加してみて、全体の雰囲気や参加者の気持ちを理解するのもいい方法です。参加者の立場になって、実践する際の参考にしてみてください。

・WORLD CAFÉ.NET(http://world-cafe.net/event/)
ワールドカフェのつくりかたを聞けるセミナーも開催している団体です。
実践シリーズ「ワールド・カフェのつくりかた~主体性と関係性を育む場づくり~」は、現場での実践経験と参加者の方々から寄せられたニーズに合わせて内容を開発した、オリジナルの1Dayワークショップを受講することができます。

・日経ビジネススクール(http://school.nikkei.co.jp/seminar/article.aspx?sid=P1700545
こちらのセミナーでは、ワールド・カフェ方式のファシリテーション術や、事前準備や当日の運営手法を、演習や活用事例を交えながらワークショップ形式でわかりやすく丁寧に指導しています。

4-3.社内でやってみました

弊社には読書チームがあり、毎月課題図書の感想を発表し合う読書感想会を開催しています。今回はその読書感想会をワールドカフェ形式でやってみました。

~概要~
トークテーマ「本の中で『なるほど』と思ったこと」
参加人数:7名ラウンド①(10分)「本の中で『なるほど』と思ったこと」
テーブル移動
ラウンド②(10分)「同上」
テーブル移動
ラウンド③(10分)「同上」
全体共有(5分)

今回は参加人数の少なさもあり、プチワールドカフェ形式となりました。実際にやってみてわかったことがいくつかありましたので、紹介します。

・話すことに夢中になって紙に書くのを忘れがちになる。
→話をしながら一つの紙に皆で書き込んでいく、ということは普段しないので、いいキーワードが出たときにも書くことを忘れがちになってしまいます。会話の内容を聞きながら、「書いてください」と都度促す必要がありました。

・全体共有のやり方や質問内容はあらかじめ決めておくほうが良い。
→事前に決めるのではなくその場の雰囲気で進めようと思っていたのですが、どんなことを話せばいいのか、誰が話すのか、全員が話すのか、参加者に戸惑いを感じさせてしまいました。あらかじめ質問内容や流れを決めておく必要があると感じました。

いつもとは違うやり方で行った結果、参加者からは、いつもの読書感想会より発言がしやすかったという意見がありました。ただ、ラフな雰囲気の中で話し合っていると、ついテーマから脱線してしまうことも多いので、ファシリテーターが「今どんな話をしているか」をさりげなく観察することが大事だと思いました。

5.まとめ

いかがでしたでしょうか。ワールドカフェを社内で開催することには多くのメリットがあります。ワールドカフェの特性をうまく活用することで、会社にとってさまざまな良い効果を得ることができるでしょう
日立システムズの事例なども参考に、是非取り入れてみてください。