【※どうしてもやりたい人必見】在宅勤務の取り入れ方と実践企業を教えます!

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働き方が多様化されており、在宅勤務を希望する社員もいると思います。
会社に通勤せずに自宅で仕事ができる在宅勤務は、プライベートを重視したい社員にとって魅力的に映ります。
在宅勤務のメリット・デメリットどちらも理解した上で、在宅勤務を取り入れるべきです。
今回は、在宅勤務のメリット・デメリットだけでなく、導入企業の事例や始め方についても解説していきます。
ぜひ参考にして、在宅勤務の導入や働き方の参考にしてみてください。

1.在宅勤務の意味やデータ
2.在宅勤務のメリット・デメリット
3.導入済みの会社(の社員の)事例
4.在宅勤務の始め方
4-1.在宅勤務の必須アイテム
4-2.在宅勤務の給与計算法と勤怠管理
4-3.在宅勤務をしやすくするツール
4-4在宅勤務で行いたい配慮
5.在宅勤務以外の手段
6.まとめ

1.在宅勤務の意味やデータ

まずは、在宅勤務の意味やデータをわかりやすく説明していきます。
在宅勤務の意味やデータから、在宅勤務の現状を理解してみてください。

・在宅勤務の意味
在宅勤務とは、文字通り自宅で仕事をする働き方のことです。
テレワークのひとつであり、情報通信技術を活用して自宅で業務にあたります。
また、フリーランスとは異なり、企業と雇用契約や請負契約などを交わし、自宅で業務を行ないます。
在宅勤務には様々な形態があり、すべての労働日を自宅で業務を行うケースだけでなく、週に数日を自宅で業務を行うケースなど、働き方は企業や社員によって様々です。

<在宅勤務を実施している会社の割合>
働き方が多様化しており、在宅勤務を実施している会社も増えています。
在宅勤務はテレワークの1種であり、テレワークの導入状況(企業)はデータが出されています。
総務省の「平成29年通信利用動向調査ポイント」のテレワークの導入状況によると、平成23年は「テレワークを導入している」が9.3%で「導入予定がある」が3.9%で計13.2%だったのに対し、平成29年では「テレワークを導入している」が13.9%で「導入予定がある」が4.3%で計18.2%です。
このことから、テレワークの導入企業は増えていることがわかります。
とは言え、在宅勤務がテレワークの1つと考えると、実践(検討中)企業はさらに18%を下回っており、まだまだ在宅勤務が浸透していないこともわかります。

引用:総務省「平成29年通信利用動向調査ポイント」
http://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/statistics/data/180525_1.pdf

引用:総務省「平成29年通信利用動向調査ポイント」
http://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/statistics/data/180525_1.pdf

〈在宅勤務を望む理由〉
在宅勤務を望む理由は、総務省「ICTの新化がもたらす社会へのインパクトに関する調査研究(平成26年)」のデータからわかります。
ICTとは、Information and Communication Technologyの略であり、日本語では「情報通信技術」と訳すことができます。
同データによると、男性・女性ともに在宅勤務を望むのは、「自由な勤務形態が取れる」ことが大きな理由です。
次いで、「通勤時間が無くなる」も男性・女性ともに約50%が理由に挙げています。
女性が在宅勤務を望む理由としては、「家族の面倒が見れる」「身だしなみを気にしなくていい」なども多いです。

(引用:総務省「ICTの進化がもたらす社会へのインパクトに関する調査研究(平成26年)」
http://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/h26/html/nc141220.html

2.在宅勤務のメリット・デメリット

在宅勤務のメリット・デメリットについてわかりやすく紹介していきます。

・在宅勤務のメリット
〈通勤時間の削減〉

在宅勤務なら、自宅で業務を行うため、会社に通勤する必要がなくなり、通勤時間を削減できるメリットがあります。
人によっては、通勤によって肉体的な疲労と精神的なストレスを感じます。
在宅勤務にすることで、通勤時間の削減だけでなく、通勤による負荷を緩和させる効果も期待できるのです。

〈育児や介護をしながら働くことができる〉

在宅勤務にすることで、育児や介護しながら働きやすいメリットがあります。
自宅で仕事をすることができるため、自宅を空ける必要がありません。
子供や介護が必要な両親などに付き添うことができます。

〈人材の確保〉
在宅勤務は人材確保の面でもメリットがあります。
在宅勤務を導入することによって、遠隔でも業務を行うことができます。
そのため、社員の住む場所を選ぶ必要がなく、人材を確保しやすいです。
また、在宅勤務を実施することで、育児や介護によって働くことを諦めようとした人材を確保することができます。
これらのことから、在宅勤務には人材確保の面でメリットがあります。

・在宅勤務のデメリット
〈成果主義になりやすい〉

在宅勤務では時間での管理や労働態度が見えにくいデメリットがあります。
自宅で仕事をしているため、仕事への取り組みを直接見ることができません。
そのため、仕事の結果からしか評価することができなくなってしまい、在宅勤務は成果主義になりやすいです。

〈セキュリティ対策が必要〉
在宅勤務で注意しなければならないのがセキュリティ対策です。
社内の情報が漏洩してしまえば、会社にとって大きな損失となる恐れがあります。
会社のセキュリティ対策は万全でも、社員の自宅は万全とは限りません。
そのため、在宅勤務を導入するなら、セキュリティ対策を徹底させる必要があります。
ウイルス対策ソフトの更新作業の徹底や在宅勤務者のセキュリティ意識を高めることが大切です。

〈コミュニケーション不足〉
直接顔を合わせて仕事をする機会が減ってしまうため、コミュニケーション不足となることがあります。
そのため、在宅勤務を導入するときには、チャットツールを使用したり、月に何度かは顔を合わせる機会を設けるルールを作ったりして、コミュニケーション不足に陥らないようにする必要があります。

3.導入済みの会社(の社員の)事例

すでに、在宅勤務を導入している会社があります。
導入している会社の事例を知ることで、在宅勤務の実態がわかってきます。
ここでは、在宅勤務の事例を紹介していくので、参考にしてみてください。

・株式会社キャスター:チャットワークでのコミュニケーション
(参考:https://www.wantedly.com/companies/cast-er/post_articles/59307#_=_
オンラインアシストサービス「CastereBiz」などを手掛ける株式会社キャスターでは、メンバーの約95%が完全リモートワークとなっています。
リモートワークとは、会社から離れた(リモート)場所で業務を行なう勤務形態であり、自宅勤務だけでなく、レンタルオフィスなどで業務を行なうことも含まれます。
管理部で人事・広報・IRなどのコミュニケーション業務を行なっている勝見彩乃氏も、リモートワークで働く1人です。
リモートワークが成功している理由としては、コミュニケーションツールの使用が挙げられます。

コミュニケーションツールとしては、チャットワークを使っているとのことです。
チャットコミュニケーションでは、対面に比べて情報量が減ってしまいます。
そのため、業務を円滑に進めるために、コミュニケーション量を増やすことに気をつけているとのことです。
また、絵文字などを使用することよって、自分の気持ちを伝わるように工夫しています。
このことから、在宅勤務を成功させるためには、コミュニケーションが重要であることがわかります。

・ブラザー工業株式会社:Web会議システムの導入
(参考:http://www.brother.co.jp/product/wcs/magazine/kiji020/index.aspx
電機メーカーのブラザー工業株式会社のマーケティング企画センター総合デザイン部の高村氏は、2016年5月から週2回の在宅勤務を行なっているとのことです。
高村氏は同部のインタフェースデザイングループに所属しており、グループメンバー30人のなかで1人だけ週2日在宅勤務をしています。
同社で在宅勤務の制度が整備され、高村氏はそのタイミングで子どもが生まれたため、「ぜひ!」ということで1人在宅勤務をスタートさせています。

在宅勤務の当初は、コミュニケーション面で上手くいかなかったとのことです。
しかし、Web会議システムOmnijoinを利用することで解決しました。
在宅勤務のときには、会社と自宅をOmnijoinで常時接続し、高村氏の席に2台のiPadを設置しています。
1台は高村氏の姿、もう1台は職場のフロア全体を映しています。
このように2台使用することで、「一方的」に見られることを回避することができ、在社時に近い環境を作りだし、コミュニケーション面での不満を解消することができました。
コミュニケーション面だけでなく、常時接続しておくことで、勤怠管理にも役立ちます。
そのため、Web会議システムの常時接続は、在宅勤務で成功するための好事例と言えます。

・NPO法人フローレンス:上司に相談して在宅勤務へ
(参考:https://fledge.jp/article/florence-2
NPO法人フローレンスに努める須田麻佑子氏も在宅勤務を行っています。
須田氏は、夫と金沢への移住することがきっかけで在宅勤務を行うようになりました。
当初は金沢での仕事を探していたとのことですが、「今のフローレンスの仕事を金沢に持っていけるんじゃないか?」と思い上司に相談したら、リモートワークが許可され、在宅勤務となりました。

このときの業務は、保育スタッフの採用と代表の秘書業務であり、時給制の正社員としての雇用形態で在宅勤務をスタートさせています。
もともと、NPO法人フローレンスは新しい働き方に積極的に取り組んでいたとのことであり、在宅勤務がOKになった理由につながっているかもしれません。
積極的に新しい働き方を導入している会社なら、上手に在宅勤務を相談してみるのも1つの手段であることがわかる事例となっています。

4.在宅勤務の始め方

在宅勤務を始めるなら、準備をする必要があります。
PCと携帯があれば、在宅勤務をスタートさせることはできます。
しかし、唐突に在宅勤務を始めれば、失敗に終わってしまう可能性が高いです。
そこで、在宅勤務の始めるなら準備しておくべきことにについて紹介していきます。

4-1.在宅勤務の必須アイテム

・動作の安定したPC
在宅勤務の必須アイテムのひとつがPCです。
PCのポイントは、動作が安定していることです。
在宅勤務の場合、PCが使用できなければ、業務が難しくなります。
そのため、不具合なく使用できるように、動作の安定さが求められます。
また、業務内容によっては、WordやExcel、PowerPointなどが必要です。
ネット経由でビデオ会議をする場合には、カメラやヘッドホンマイクも必要となってきます。
基本的に、在宅勤務で使用するPCは会社負担で支給するのが一般的であり、業務に必要なソフトやアプリ、備品も会社負担で購入するケースが多いです。

・ネット環境
アイテムではありませんが、ネット環境も必須となっています。
ネット環境が整っていなければ、業務ができません。
また、ネット環境は光回線にしておくのがベストです。
具体的には「ソフトバンク光」や「So-net光」、「@nifty光」などが挙げられます。

・セキュリティソフト
在宅勤務を導入するなら、セキュリティ対策を徹底するべきです。
セキュリティ対策として有効なのが、セキュリティソフト となっています。
情報の流出などを避けるためにも、セキュリティソフトを使用して、セキュリティ対策をするべきです。
具体的には「ウイルスバスター」や「ノートンシリーズ」、「ソースネクスト」などが挙げられます。

・携帯もしくは在宅用のPHS
在宅勤務でも、携帯もしくは在宅用のPHSなどが必須アイテムとなります。
スカイプ(Skype)を利用すれば簡単にテレビ電話ができますが、社外の人へはスカイプを使用しにくいのが現状です。
社外の相手もスカイプを利用していれば可能ですが、利用していないケースもあり、携帯もしくはPHSを使用するのが無難です。
そのため、社外の人と連絡を取り合うための携帯もしくは在宅用のPHSが必要となります。
しかも、携帯やPHSを支給することにより、「電話代はどちらが支払うのか」や「公私のラインはどこか」などの経理的な面も簡単に解決することが可能です。

・カメラやマイク
在宅勤務を導入すると、ビデオ会議やビデオ電話でコミュニケーションをとるケースがあります。
ビデオ会議やビデオ電話を行うなら、カメラやマイクが必要です。
また、カメラは内蔵型のPCにすることで、わざわざ購入する必要がなくなります。

4-2.在宅勤務の給与計算法と勤怠管理

・在宅勤務の給与について
在宅勤務の給与は、歩合給を導入するケースが多いです。
基本給を抑え、歩合給を多めにすることによって、在宅勤務でサボることを防ぐことができます。
また、在宅勤務では経費補助を出す会社が多いです。
ネット回線の費用や水道光熱費などを経費補助として、会社が負担するのが一般的になっています。

・在宅勤務の勤怠管理
在宅勤務の勤怠管理は、ネット上でリアルタイムの勤怠管理を行う方法があります。
ネット環境が整っていれば、クラウド型勤怠管理システムを導入することによって、リアルタイムで勤怠管理をすることが可能です。
ちなみに、クラウド型勤怠管理システムは数多くあります。
具体的には「CLOUZA」(参考:https://clouza.jp/)や「F-Chair+」(参考:https://fchair-plus.jp/)などがおすすめです。

4-3.在宅勤務をしやすくするツール

・チャットワーク

(引用:https://go.chatwork.com/ja/

チャットワークは、コミュニケーションツールとして使用することができます。
グループチャットをすることによって、情報共有をすることが可能です。
また、「タスク管理」「ファイル共有」ができるため、業務依頼でも役立ちます。
他にも、「ビデオ通話/音声通話」まで行うことが可能です。
パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットでも使用することができ、在宅勤務におすすめのツールとなっています。

・スカイプ(Skype)

(引用:https://www.skype.com/ja/

在宅勤務には、スカイプ(Skype)も便利なツールとなっています。
スカイプでは、無料の音声通話やビデオ通話を行うことができます。
そのため、スカイプを使用したオンライン会議などを行なうこともできるのです。
スカイプもコミュニケーションツールとして、おすすめとなっています。

・Live On

(引用:https://www.liveon.ne.jp/

WEB会議・テレビ会議を行なうツールとして「Live On」がおすすめです。
高品質・高機能・簡単操作が特徴であり、高音質・高画質のWEB会議ができます。
シンプルで簡単な操作で会議を行なえるため、在宅勤務者とのWEB会議・ビデオ会議にピッタリです。

・jinjer勤怠管理

(引用:https://hcm-jinjer.com/service/kintai/

在宅勤務の勤怠管理なら、jinjer勤怠管理システムがおすすめです。
jinjer勤怠管理システムなら、様々な打刻方法があります。
パソコンやアプリだけでなく、カメラ撮影やGPSでの打刻方法などがあるのです。
しかも、給与システムとの連携やシフト管理を行うこともできます。
在宅勤務の勤怠管理システムとして、jinjer勤怠管理システムはおすすめです。

4-4.在宅勤務で行いたい配慮

・定期的なMTG
在宅勤務を導入すれば、不安になるのがコミュニケーション不足です。
そこで、定期的なMTG(ミーティング)を行うのがおすすめです。
在宅勤務でも、ビデオ会議などを行なうことで、顔を見せながらのMTGが可能となります。
顔を見せながらのMTGにより、在宅勤務の社員だけでなく、上司や同僚も安心することができます。

・上司に業務メールをCCで送る
上司への配慮として、業務メールをCCにして上司に送信しておくのもひとつの方法です。
在宅勤務のデメリットは、仕事しているのかが見えにくい点となっています。
上司も、部下がしっかりと仕事しているか不安になります。
そこで、業務メールを上司にもCCで送ることにより、仕事していることを伝えることが可能です。
しかも、リアルタイムで仕事の進捗状況を伝えることもできます。
ただし、上司によっては「面倒だ!」と感じる可能性があるため、在宅勤務になったときに上司へCCで業務メールを送信するべきか相談してみるのがおすすめです。

5.在宅勤務以外の手段

在宅勤務という新しい働き方は魅力があります。
しかし、完全に在宅勤務のみというのは難しいのが現状です。
ですから、在宅勤務以外にも働きやすい制度を取り入れるのがおすすめです。
週1・2の在宅勤務と他の制度を組み合わせることで、社員が働きやすい環境を整えることができます。
そこでここからは、在宅勤務以外に働きやすい環境をつくる手段を紹介していきます。

・時短勤務
時短勤務は文字通りの意味となっており、勤務時間や勤務日数を短く設定する働き方です。
社員としては、子育てや介護などの時間確保ができるメリットがあります。
会社も、人手不足の解消や即戦力の確保として採用する会社が増えています。

・テレワーク
テレワークには、様々な種類があります。
在宅勤務もテレワークの1種なのですが、他にもサテライトオフィスやモバイルワークがあります。
サテライトオフィスとは、勤務先以外のオフィススペースで、PCなどを利用した働き方です。
モバイルワークとは、顧客先や移動中などにPCや携帯電話、タブレットなどを利用した働き方です。

・フレックスタイム制
フレックスタイム制は、労働者が自分自身の始業時刻・終業時刻を自由に決めることができる制度です。
労働者側が、総労働時間の範囲内で始業と就業の時刻を自由に決めることができます。
そのため、仕事とプライベートの両立をしやすくなり、効率的に働くことができます。

・資生堂の事例
(参考:http://www.shiseidogroup.jp/sustainability/labor/working.html
大手化粧品メーカーの資生堂は、在宅勤務だけでなくテレワークと時短勤務を上手に組み合わせています。
資生堂は、テレワーク制度を導入し、在宅勤務ができるようになっています。
在宅勤務の対象者と業務については、職場ごとに決定されるとのことです。
資生堂のテレワーク制度では、在宅勤務だけでなく、サテライトオフィスの活用を行うこともできます。
また、勤務短縮の制度として「育児時間制度」を導入しています。
この制度を利用することで、子どもが小学3年生まで1日2時間まで勤務時間の短縮が可能です。
このように、在宅勤務・テレワーク・時短勤務の3つを上手に組み合わせ、資生堂は働きやすい環境を整備しています。

6.まとめ

在宅勤務について理解することはできましたか?
すでに、在宅勤務を導入している会社は多くあります。
会社と社員どちらにもメリット・デメリットがあり、メリットを活かして、デメリットをケアすることができれば、在宅勤務は新しい働き方として魅力的です。
ただ、いきなり週5で在宅勤務にするのは現実的ではありません。
そこで、在宅勤務に時短勤務やテレワーク、フレックスタイム制などを組み合わせることで、在宅勤務の導入をしやすくなります。
働き方改革が叫ばれている今だからこそ、在宅勤務も検討してみてください。